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『秘書検定』23

カード 20枚 作成者: minori (作成日: 2014/01/14)

  • 電話を受けたときに、相手の名前が「サトウ」「ムトウ」かはっきり聞き取れなかった。そのため秘書B子は「恐縮ですが、サトウ様かムトウ様かよくわからないのですが」と尋ねた。

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  • 1

    電話を受けたときに、相手の名前が「サトウ」「ムトウ」かはっきり聞き取れなかった。そのため秘書B子は「恐縮ですが、サトウ様かムトウ様かよくわからないのですが」と尋ねた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×聞き取れなかったのはB子なので、相手の言い方が悪いというような応対をしてはいけない。「申し訳ございませんが、もう一度お名前をお願いできますか」と頼むのが適切な言い方。

    解説

  • 2

    気を利かせて仕事に取り組むとは?3つあげよ。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 1.日常的な業務は、いちいち上司の指示を受けずに率先して行う。2.予想される仕事は、いつでも取り掛かれるように準備を早めにしておく。3.指示を受けて行う仕事については、言われたことだけにならないよう、先を読んで不随意的な仕事も併せて行う。

    解説

  • 3

    室内の雰囲気を和らげるために、観葉植物を置くようにしている。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○観葉植物は場の雰囲気づくりに適している。水やりに気をつけ、葉についたほこりを取るなど、日々の管理も大切。

    解説

  • 4

    「秘」扱い文書をコピーするときは、コピー機の周囲に人がいないときを見計らって、必要枚数をコピーする。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○「秘」扱い文書をコピーするときは、コピー機の周囲に誰もいないときを見計らってとるようにする。ミスコピーは保管したりせず、シュレッダーをかける。

    解説

  • 5

    マーケティング

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 企業が行う市場活動すべてを指す。

    解説

  • 6

    デモンストレーション

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 宣伝のための実演

    解説

  • 7

    「ますますご健全のこととお喜び申し上げます」。この表現は正しい。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×「ご健全」とは言わない。社交文書の場合は、慣用表現で「ご健勝」を使い、相手の繁栄や健康を祝い、喜ぶ言葉を述べる。

    解説

  • 8

    訪ねてきた客が口ごもって、なかなか要望を口出せないでいる時、要望を聞くために「何なりとおっしゃってくださいませ」と促した。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○「何でも」の丁寧な表現は「何なり」で、「言う」の尊敬語「おっしゃる」を用いて、敬意を表している。

    解説

  • 9

    研修会の案内通知状に、発信した日時を書いたが、年は書かなかった。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×文書には、物事を伝えるだけでなく、記録を残す目的もある。発信年月日はそれがいつ作成されたかの証拠になるので、年も必ず記載する。

    解説

  • 10

    「秘」扱い文書を手渡すときには、相手に「秘」扱い文書であることを十分に話し、受領印や受領証をもらうなどして、受け渡しを確実にする。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×口頭で取り扱い上の注意などを伝えることはせず、さりげなく受け渡しをすべきである。

    解説

  • 11

    イマジネーション

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 想像力、創意。

    解説

  • 12

    デッドライン

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 最後の境界。

    解説

  • 13

    「御用納め」とは、年内の仕事を終わりにすることである。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○「御用納め」とは年内の仕事最終日。「仕事納め」ともいう。反対に年が明けて最初に仕事をする日を「御用始め」「仕事始め」という。

    解説

  • 14

    マル秘資料をコピーして外部の人宛に発送する場合、簡易書留で送る以外に必要な処理を3つあげよ。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 1.発信簿に記録する。2.上司に発送完了を報告し、原本を返す。3.マル秘資料を送ったことを、送付先の人に連絡する。

    解説

  • 15

    法要の連絡があったので、水引が蝶結びの不祝儀袋を用意し、上書きを「御香典」とした。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×仏式の葬儀や告別式、法要に使う不祝儀は、一度きりという意味で、水引が結び切りの祝儀袋を使う。「御香典」は不祝儀袋に使う上書きで、これは正しい。

    解説

  • 16

    「稟議書」とは、担当者が決済した事柄の事後承諾を得るために、上位者に提出するものである。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×決裁や承認を受けるための文書。担当者が案を作成して関係者に回覧し、その件に決裁権限をもつ上位者の承認・決裁をもらうことを稟議といい、その文書を稟議書という。

    解説

  • 17

    「喪主」とは、葬儀を行う際に世話をする葬儀の責任者のことである。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×喪主とは、葬儀を行う際の執行名義人のことで、普通は故人の後継者がなる。関係者が亡くなったという連絡を受けた際には、喪主も確認し、上司に伝えるとよい。

    解説

  • 18

    後輩C子に、相手を説得するためのアドバイスとして、「相手の得意とするものを知っておくと、説得のときに、話のきっかけを作りやすい」と言った。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○補足情報を把握しておくことも大切。相手のことを知ることは、説得するうえで強力な武器となる。

    解説

  • 19

    「白書」とは、政府が政治・経済・外交などの実情や施策を国民に知らせる報告書のこと。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○「白書」は、政府が発行する各界の年次報告書のこと。「経済財政白書」などがある。

    解説

  • 20

    名刺が500枚以上になったら名刺整理簿のほうが名刺整理箱より使いやすい。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×名刺の数が150~200枚以上になったときは名刺整理簿よりも名刺整理箱のほうが整理しやすく、また探しやすい。

    解説

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