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『秘書検定』21

カード 20枚 作成者: minori (作成日: 2014/01/14)

  • 記録係を置くときは、出席者の目障りにならないように、場所を工夫する。

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教材の説明:

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  • 1

    記録係を置くときは、出席者の目障りにならないように、場所を工夫する。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×会議の記録係りは、発言者や発言内容を記録するので、出席者全員が見える位置に配置する必要がある。そのため、出席者の目障りになってもやむを得ない。

    解説

  • 2

    普段は温和な上司が、来客面談中の応接室から口論のような大きな声を出していた場合、どのように対処するべきか。2つあげよ。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 1.お茶を運んでいき、中の様子を見ておく。2.社内の関係者(秘書室長)にその状況を知らせておく。

    解説

  • 3

    上司(本部長)が風邪を引いてつらそうなので、上司の代理人であるA部長に、「本部長の来客の対応をお願いしてもよろしいでしょうか」と依頼しておいた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×上司の健康を配慮した行動でも、上司の意向を確かめずに、秘書が上司の予定を変更してしまうのは越権行為。

    解説

  • 4

    上司のS部長の不在中に、S部長の奥様から電話があったときに、「部長さんは、ただ今お出かけになっています」と伝えた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○社内の人のことを、その家族などに対して言う場合は尊敬語を用いる。役職はそれ自体が敬称だが、家族などに対しては「部長さん」と言ってもよい。

    解説

  • 5

    リコール

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 解職請求制度。もしくは、生産者が商品の欠陥を公表して商品を回収し、無料で修理すること。

    解説

  • 6

    複雑な内容の説明を順序良くするための、話の配列の仕方を5つあげよ

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 1.時間的配列2.空間的配列3.既知から未知への配列4.重要度による配列5.因果関係による配列

    解説

  • 7

    会社の顧問弁護士にお歳暮を届けて「いつもお世話になっている。どうぞ食べてください」と伝えるときに、「いつもお世話になっております。どうぞいただいてください」と言った。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×「食べる」の尊敬語は「召し上がる」で、「どうぞ召し上げってください」が正しい。「いただく」は謙譲語で、自分が食べるときなどに用いる。

    解説

  • 8

    秘書が服装に気を配る理由は?

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 秘書の服装が与える印象は会社や上司のイメージにつながるため。感じの良い装いは来客に好感を与えるため。職場にふさわしい装いによって、仕事に取り組む姿勢が評価されるため。服装は立ち居振る舞いに影響するため。

    解説

  • 9

    「フレックスタイム制」とは、週または月に規定された時間を勤務すれば、一定の時間体内での出社・退社時間を従業員が自由に選べる制度。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○自由勤務時間制で、従業員が自分の都合で勤務時間を選択できる。

    解説

  • 10

    アンテナショップ

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 消費者の動向を調べるために作られた店。

    解説

  • 11

    「消印」とは、収入印紙や切手あんどに使用済みのしるしとして押す印のこと。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○文書に貼った収入印紙などの再利用を防止するために、印紙と台紙にまたがって押す印のことである。

    解説

  • 12

    机の上だけが明るく周囲が暗いと、目が疲れやすくなる。室内と机の上の香料には、極端な差をつけない。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○室内と机の上の香料に極端な差がついた場合は、手元の証明で明るさを調整する。

    解説

  • 13

    リスクマネジメント

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 危機管理。

    解説

  • 14

    受け取ったビュッフェパーティの招待状に、出席時の服装について明記されていないときは、開場時刻やホテルの格などから判断するか、主催者に確かめるようにする。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○ビュッフェパーティの場合は立食形式が多く、格式もフレキシブル。あらかじめ確認することが大切。

    解説

  • 15

    上司が快適に仕事ができるように、室温は、冬25℃、夏は20℃目安にして設定している。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×部屋の設定温度の目安は、冬は20℃前後、夏は25℃前後で、年間を通して22~23℃に保つようにする。

    解説

  • 16

    コピー機を離れるときに、原稿が残っていないかを十分に確認した。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○コピー機に原稿が残っていないか細心の注意を払うようにする。とくに「秘」扱い文書は、コピーすればその分外部に漏れる可能性が増えると、心得ておく。

    解説

  • 17

    社内のうわさについて、上司から「Fさんが親の介護のために退職するというのは本当か」と効かれた。Fさんのプライベートなことなので「自分からは何もいえない」と答えた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×上司はFさんの仕事の引継ぎや後任などの心配があって確かめる必要があるのである。「何も言えない」と言って答えないのは上司の意向に反する対応である。

    解説

  • 18

    上司不在中に取引先の部長から電話があった。夕方戻ると伝えると「またかける」とのことだったので、帰社した上司に話さなかった。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×上司不在中の電話は必ず報告するのが原則。相手が「かけ直すからいい」「不在ならいい」などと言った場合も、漏らさず報告する。

    解説

  • 19

    トップダウン

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 上層部が意思決定し、部下がそれに従う管理方式。

    解説

  • 20

    会社の同僚が結婚することになり、結婚祝いを贈るために、水引が結び切りの祝儀袋を購入した。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○結婚は一度きりのほうがよい祝い事なので、水引が結び切りの祝儀袋を使う。水引の色は紅白か金銀とし、のしはつける。

    解説

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