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『秘書検定』19

カード 20枚 作成者: minori (作成日: 2014/01/14)

  • 取引先の社屋移転や仕事関係者の転勤、退任などの通知が届いたら、上司の確認を得ないで名簿を直している。

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教材の説明:

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  • 1

    取引先の社屋移転や仕事関係者の転勤、退任などの通知が届いたら、上司の確認を得ないで名簿を直している。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○上司の指示を待たずに、秘書の判断で進めておく定型業務。いちいち上司の確認を得ていたら、上司をわずらわせることになる。

    解説

  • 2

    ランチョン・パーティー

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 略式の晩餐会に相当する昼食会。

    解説

  • 3

    上司が外出先から直接帰宅する日に、常務から「明日の午後に打ち合わせがしたい」と連絡が入った。急を要すると思ったので、上司の自宅に連絡して用件を伝えた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×次の日に会社で伝えれば間に合うこと。その日のうちに伝えられなくても、翌日の朝に報告すれば済むような場合は、わざわざ自宅に電話する必要はない。

    解説

  • 4

    他部署のN課長が上司のS部長を訪ねてきたので、状況を伝えるために、「S部長は出張で、今朝出発しました」と言った。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×他部署であっても、N課長から見てS部長は上位者であるから、「今朝、ご出発になりました」と尊敬語にするのが適当。

    解説

  • 5

    グラフには必ず単位を書く。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○単位は必ず記入。グラフのタイトルも忘れずに。データの中に調査期間・年月日・対象などがあれば、それらも書く。

    解説

  • 6

    レイアウト

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 配置。

    解説

  • 7

    500通以上ある株主総会の招集通知を発送するとき、「料金別納郵便」にした。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○10通以上であれば、切手を貼る手間が省ける「料金別納郵便」を利用するとよい。

    解説

  • 8

    ファイリングの目的

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「必要なときに」「必要な書類が」「すぐ取り出せる」ように保管すること

    解説

  • 9

    感じの良い話し方の一般的なポイントを8つ

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 1.相手の自尊心を傷つけない2.肯定的な話し方をする3.相手の目を見て話す4.相手に合わせ、敬語に注意して話す5.明るい印象を心がける6.話の速度や声の大きさにはいりょする7.相手の理解を確認しながら話す8.適当な間を取ってわかりやすい言葉で話す

    解説

  • 10

    受け取った名刺には日付やその人の特徴などをメモしておく。肩書きや住所、電話番号などが変わったら必ず訂正しておく。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○何らかの変更を知ったら、訂正部分をすぐに転記しておくこと。

    解説

  • 11

    室内の応接セットは、入り口から見て、奥の方にソファーを配置している。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○設営の基本。応接セットは上司の机の前方に置き、上司が座りやすいように配置する。来客が座ったとき、秘書と向き合わないように注意する。

    解説

  • 12

    機械の調子が悪く「秘」扱い文書をミスコピーしてしまったが、そのままゴミ箱に捨てた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×「秘」扱い文書のミスコピーを廃棄するときは、たとえ1枚でもシュレッダーをかけて確実に処分すること。

    解説

  • 13

    取引先の方にご不幸があり、水引が超結びの不祝儀袋を購入し、「御霊前」の上書きをした。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×「御霊前」の上書きは正しいが、用意した不祝儀袋は間違い。一度きりのほうがよいという意味で水引が結び切りの不祝儀袋を使う。のしはつけない。

    解説

  • 14

    ゼネラリスト

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 広範な分野の知識・技術・経験をもつ人。

    解説

  • 15

    上司がほかの電話に出ているときに、常務から電話がかかってきた。常務に「部長は電話中でございますので、終わり次第お電話を差し上げるよう申し伝えます」と応じた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○「申し伝えます」は謙譲表現。常務に対して自分の動作を低めて敬意を表すので適切である。

    解説

  • 16

    面会してくれるようお願いする

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ご引見くださるようお願い申しあげます

    解説

  • 17

    自社・他社問わずカタログは、旧製品のものもファイルしておくと、新製品と野比較ができて便利である。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×1年に1度は点検し、不要なものは処分するよう努める。ただし、自社のカタログは古いものも保存しておく。

    解説

  • 18

    約束の時刻より早く来社した取引先のT氏に、上司の戻りが遅れていることを「小林と2時のお約束がございましたね。それまでには主鳥になると、小林から言いつかっております」と伝えた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×「戻る」のは上司の小林部長である。社外の人である取引先の人に社内の人間のことを言うときは、尊敬語は使わない。「お戻りになる」は尊敬語なので誤り。

    解説

  • 19

    「秘」扱い文書を持ち歩くときには、無印の封筒に入れるようにする。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○「秘」扱い文書だとわからにように、無印の封筒に入れる。もしくは、裏返して持ち歩く。

    解説

  • 20

    上司(販売部長)が課長以外には秘密になっている企画のために外出中、総務部長が話があると訪ねてきた。どのように対応すべきか、その言葉をあげよ。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 山田部長はただいま外出していらっしゃいます。行き先は伺っておりませんが、本日はお戻りにならないとのことでございます。いかがいたしましょうか。

    解説

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