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『秘書検定』15

カード 20枚 作成者: minori (作成日: 2014/01/14)

  • 上司(常務)から「誰も取り次がないでほしい」と言われた。そのような状況でやむを得ず取り次ぐのは、部長が「常務の印をもらいたい」と言ったときである。

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  • 1

    上司(常務)から「誰も取り次がないでほしい」と言われた。そのような状況でやむを得ず取り次ぐのは、部長が「常務の印をもらいたい」と言ったときである。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×上司の「取り次がないでほしい」という言葉は、「後で済むことは、あとにしてほしい」ということである。

    解説

  • 2

    キャパシティー

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 能力、受容力

    解説

  • 3

    「取り次がないように」といわれていた場合で、取り次ぐ時の応対例は?

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ただ今、田中は取り込み中ですが、聞いてまいりますので、少々お待ちいただけますでしょうか。

    解説

  • 4

    ID

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 身分証明のこと。または暗証番号。

    解説

  • 5

    M部長から、上司と食事がしたいので今晩の都合を教えてもらいたいと聞かれた。仕事の予定が入っていないのはわかっていたが、上司の夜の予定はプライベートなことなので、「上司に直接聞いてほしい」と答えた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×上司の補佐が秘書の仕事。勤務時間外のことであっても、仕事上関係する人から上司の都合を尋ねられたら、秘書が譲位に確認して返事をするのが基本である。

    解説

  • 6

    「約束手形」の受取人は、裏書して第三者に譲渡することができる。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○約束手形は、振出人が一定の期日に一定の金額を支払うことを約束した証券のこと。所持人が裏書することで第三者に譲渡できる。

    解説

  • 7

    代表者印

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 社長印など。

    解説

  • 8

    葬儀に参列するときは、エナメル革の靴など、光沢のあるものは避けるようにする。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○葬儀・告別式は、男女とも黒でそろえる。光沢のあるものは身に着けない。

    解説

  • 9

    上司が主催する会議の時に、配布する資料が「秘」扱い文書の写しだったので、会議室の入り口で、取り扱いに注意するように言ってから出席者に渡した。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×「秘」扱い文書は会議の時に出席者に配布するか、あらかじめ机上に裏返して置いておき、欠席者の分は会議が始まる前に回収するなどの対応を取る。

    解説

  • 10

    代理人で良いか尋ねる場合は?

    補足(例文と訳など)

    答え

    • もしよろしければ、代わりに課長の鈴木がお目にかかる、ということではいかがでしょうか。

    解説

  • 11

    来客に上司の佐藤部長がすぐに来ることを伝えるときは、「お待たせいたしました。小林は、ただ今参ります。」と言う。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○社外の人に、上司のことを言うときは尊敬語、敬称は使わない。たとえば「小林部長」とは言わず、「小林」とする。「参る」は「来る」の謙譲語で、上司の動作を低め、相手への敬意を表す。

    解説

  • 12

    上司から「外出するので出しておいてもらいたい」と、取引先のパーティの出席はがきを渡された。ポストに出そうとするときにはがきを見ると、同行者の名前の漢字が違っていた。上司から戻ったら名前の漢字が違っていることを話すことにして、それまでは何もしないことにする。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×明らかな間違いなので、B子が間違っている漢字を訂正して郵送し、上司が戻ったら、訂正してはがきを出したことを報告する。

    解説

  • 13

    何はともあれ、あいさつを兼ねてお願いする

    補足(例文と訳など)

    答え

    • まずは、ごあいさつかたがたお願い申しあげます

    解説

  • 14

    書留や速達で届いた手紙、または重要な内容の文書は「緊急」「重要」などと朱書きして渡す。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×届いた手紙などに朱書きはしない。とくに重要な文書の場合は開封せず、そのまま上司に渡すようにする。

    解説

  • 15

    火災を出したところにお見舞いの品を届けるときは、上書きを「類焼御見舞」とする。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×「類焼御見舞」とは、近所で起きた火事が燃え移ったときのお見舞いに使う。火元の人へお見舞いを贈るときは「出火御見舞」で、単に「御見舞」でもよい。

    解説

  • 16

    「メモリー」とは、コンピュータの入力装置のことである。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×メモリーは、データを記録するための装置のこと。入力装置にはキーボードなどがある。

    解説

  • 17

    秘書B子が後輩のC子に上司のS部長の戻りの連絡を依頼するときに、「S部長がお帰りになったら、知らせてくださいね」と頼んだ。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○「帰る」のは上司なので、後輩に対する言葉であっても、上司の動作は尊敬表現にし、「お帰りになったら」とする。

    解説

  • 18

    葬儀の開場で、顔見知りの人などに出会ったときは必ず声をかけて、丁寧に挨拶を交わすようにしている。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×葬儀の会場では、顔見知りの人に会っても声をかけたり、話し込んだりすることは避け、目礼だけにする。

    解説

  • 19

    他部署から配属された後輩秘書への指導は?

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 1.他部署と違って、秘書の仕事は、立ち居振る舞いや言葉遣いが上司や会社のイメージに影響を与えるものである。2.今までは、仕事の性質上粗雑な話し方をしても多少許されてきたかもしれないが、今は秘書としてふさわしい言葉遣いや立ち居振る舞いをしなければならない。

    解説

  • 20

    バーチカルファイリングで、分類した文書を各フォルダーに納める場合の注意点を5つあげよ

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 1.大きさの違う文書も、左肩を揃えておく2.フォルダーを開けると、最新の文書が一番上に来るように納める3.折らないと入らない文書は、裏面を中にして折る4.1つのフォルダーに納める文書は、多くても100枚までにする5.原則として綴じない

    解説

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