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『秘書検定』14

カード 20枚 作成者: minori (作成日: 2014/01/14)

  • 「データベース」とは、大量のデータをコンピュータに蓄積しておき、必要なときに取り出せるようにしたもののこと。

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  • 1

    「データベース」とは、大量のデータをコンピュータに蓄積しておき、必要なときに取り出せるようにしたもののこと。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○データを蓄積・整理し、必要なときに検索・抽出できるようにしたファイルを指す。

    解説

  • 2

    社内会議の議事録には、出席者および欠席者の記載をする必要はない。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×議事録には出席者名・欠席者名を記載する。このほか、主催者名、議長名、司会者名、参加人数なども記載する必要がある。

    解説

  • 3

    営業部から秘書課に異動になった秘書B子は、顔見知りの客から仕事に慣れたかと尋ねられたので、「まだ何も申し上げられませんが、業務命令ですから、やるしかないと思っております」と答えた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×相手は客なので、謙虚に対応すべきである。「業務命令だから、やるしかない」という言い方には、やりたくないけれどやっているという感じが伺えるので不適当である。

    解説

  • 4

    会議の通知状を作成する際は、問い合わせ先を上司に指定している。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×問い合わせ先は秘書に、文書の発信者を上司にする。

    解説

  • 5

    秘書B子は、上司の代理で告別式に参列した。その際、会葬者芳名録には上司の名前を記帳し、その下に小さく(代)と書いた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○代理の者が来たことがわかるように、(代)と書き添えておく。秘書は上司の代理で告別式に参列することもあるので、各宗派の形式やマナーを心得ておくようにする。

    解説

  • 6

    総務部から秘書課に異動になった秘書B子は、顔見知りの客から仕事慣れたかと尋ねられたので、「まだ勉強中でございます。秘書業務というものがどのようなものなのか、わからないことがたくさんあります」と答えた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○謙虚な言い方をするとよい。最初に、今の状況を簡潔に表現することが大切である。

    解説

  • 7

    社内で重要文書を届ける際の処理を順に2つあげよ。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 1.文書受渡簿を作り、内容(文書名)・日付・受取人名を書き、受領印をもらう。2.受け渡し完了後、上司に必ず一言報告する。

    解説

  • 8

    上司の代わりで取引先に、いつ来るかをたずねるときは、「明日の何時ごろ、こちらにおいでになられますでしょうか」と言う。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×「おいでになられます」は「お」と「られる」の二重敬語なので誤り。正しくは「おいでになります」と言う。

    解説

  • 9

    客からの注文に対応する時に、「はい、そのようにさせていただきます」と返事をした。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○丁寧な言い方である。「する」のは自分なので、謙譲表現の「はい、そのようにいたします」でもよい。

    解説

  • 10

    取引先に商談の結果について訊かれた場合は?

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「申し訳ございませんが、私は何も聞いておりません。田中が戻りましたら、ご返事をお待ちになっていると申し伝えます」

    解説

  • 11

    上司から「K社の常務との面談だが明日の昼ごろ、うちで行うことになった」と言われたので、昼食のよいは必要かたずねた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○食事の手配も秘書がやるべきことの一つ。

    解説

  • 12

    社則

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 経営者が作った規則。

    解説

  • 13

    GPS

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 全地球測位システム。

    解説

  • 14

    後輩秘書C子が仕事を期限までにできないと不安そうである。要領を覚えれば早くできるようになるので、「自分がやって見せるので覚えるように」と言って、残りを全部引き受ける。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×仕事が期限までに間に合わないのは絶対に避けなければならない事態だが、後輩の仕事を全部引き受けることは後輩の指導にはならない。

    解説

  • 15

    新人の指導をする際は、社会人としては常識と思えるようなビズネスマナーなども、最初は細部にわたってきちんと説明をしたほうがよいと考えている。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○細部の説明は理解が深まる。新人は能力はあっても、仕事上は白紙の状態で入ってくるので、マナーからの説明は大切。

    解説

  • 16

    上司の内密の出張先を、他の部長に「P社に出張だってね」と言われたら?

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 取引先を回るとしか聞いておりませんが、何か急ぎの御用でしょうか。

    解説

  • 17

    客と上司のお茶を新しいものに入れ替えるときに、茶たくは置いたままで茶碗だけを替えた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×茶たくは茶碗を載せて客に出したり下げたりするものである。入れ替えるときは、茶たくも茶碗と一緒に上げ下げしなければならない。

    解説

  • 18

    仕事を効率的に処理していくためには、自分でできる仕事の量を決めて、その範囲で進めていくとよい。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×秘書の仕事には、日常的な定型業務以外に突発的な仕事が入ってくる。だから、前もって仕事量を決めておくことはできない。

    解説

  • 19

    上司が栄転することになり、新しい名刺を作りたいといわれた。「それは転任先に着任されてから、手配されたほうがよろしいのではないでしょうか」と答える。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×転任先のことであっても、上司に指示されたら現在の秘書が行う。上司は着任後すぐに名刺が必要と考えて頼んだのであろうから、上司の意向に背く進言は不適当。

    解説

  • 20

    「PC」とは、プライベートコンピューターのことである。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×パーソナルコンピュータのこと。

    解説

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