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『秘書検定』13

カード 20枚 作成者: minori (作成日: 2014/01/14)

  • 秘書の装いの基本は?

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  • 1

    秘書の装いの基本は?

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 清潔感があること。職場の雰囲気と調和していること。機能的であること。華美な服装は控える。

    解説

  • 2

    来客と面談中の上司に、伝言メモを渡しに行った。伝言の内容に対して上司から指示を受けたが、小声で聞き取りにくかったため、間違いがないようにその場できちんと復唱した。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×面談中に指示を受けたら、復唱せず「かしこまりました」といえばよい。来客の前では、聞かれて差し支えないことでも小声で話すのがマナー。

    解説

  • 3

    立夏

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 5月6日ころ。この日から暦の上では夏。

    解説

  • 4

    秘書B子はT社に行く途中の上司から「打ち合わせに必要な資料を忘れたので、支給届けてもらいたい」という電話を受けた。しかし、A子は上司から「書類を受け取りに2時までに銀行へ行ってほしい」といわれていた。T社に行くと銀行には間に合わない。上司には「すぐ届ける」と言い、銀行には2時を過ぎることを伝え、T社へ急いでいく。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○上司がアポイントメントを取って得意先へ行くので、こちらの勝手で時間を変えることはできない。そのため、銀行へ書類を受け取りに行くことより、T社へ書類を届ける方を優先しなくてはならない。

    解説

  • 5

    名刺の分類法は、「どれで探すことが多いか」によって決める。相手方の個人名で選ぶことが多ければ、名前の五十音順で整理するとよい。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○個人名でしか索引しないのであれば、個人名だけで整理すればよい。

    解説

  • 6

    「CI」とは、企業イメージを一般に認識させ、イメージアップを図るための活動のことである。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○コーポレートアイデンティティーの略。

    解説

  • 7

    「割印」とは、文書2枚以上になる場合、それが一体の正式文書であることを証明するために、見開きにした文書のとじ目にまたがって押す印のこと。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×文書が2枚以上のとき、文書の一体性を証明するため、発行原簿にまたがって押す印は、契印。割印は、独立した文書の真実性・同一性を証明するために、契約書の製本と副本などの2つ以上の文書にまたがって押す印のこと。

    解説

  • 8

    上司と部下の打ち合わせ中に、常務から内線電話が入った。「急いで電話をつないでくれ」と言われたので、「ただいま打ち合わせ中ですが、すぐにお伝えします」と話した。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○打ち合わせの相手は部下なので、中断して常務から急ぎの電話が入っていることを伝えても指しt変えない。相手が社外の人の場合は、メモに書いて伝える。

    解説

  • 9

    新人秘書が来客に注意を受けていた場合は?

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 1.来客に事情を尋ねる。2.後輩の不手際をわび、その後の対応を自分がする。

    解説

  • 10

    上司の不在中に、取引先のT氏から電話があった。問題がなければ自分が用件を聞こうと思うと伝える時に、「もしよろしければ、私がご用件をお伺いいたしますが、いかが致しましょうか」と話した。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○自分の行為を伝える時は謙譲語を使う。この場合の「うかがう」は「聞く」の謙譲語で正しい。

    解説

  • 11

    「法人税」は、その会社の資産に対して課税される。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×法人税は、法人所得税ともいう。会社の各事業年度の所得に対して課せられる、国の税金のこと。

    解説

  • 12

    上司が出張中で手が空いているときに、同僚秘書から1時間ほどの手伝いを頼まれた。「上司がいなくて許可がとれないから」と言って、手伝いを断った。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×上司が在社している場合は上司に手伝いの許可を求めるが、不在の場合は1時間程度の手伝いにわざわざ許可を得る必要はない。

    解説

  • 13

    上司の外出中に苦情電話を受けた時の対応は?

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 出来るだけ相手の意向に沿った対応を心がけ、秘書が決め付けるようなことをしない。1.急ぎなら上司に連絡を取り、すぐに電話させる。2.急ぎでなければ帰社次第連絡させる。3.上司の代理人か担当者に対応させる。4.よければ自分が伝言を聞く。

    解説

  • 14

    電話をとると無言電話だった。「どちら様ですか」と尋ねても応答がなく、黙ったままなので、「声が聞こえないので切らせていただきます」と言って電話を切った。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○無言なのだから切っても構わないが、会社にかかってきた電話なので万が一にも相手に失礼がないように、「切ります」と断ってから切るとよい。

    解説

  • 15

    「代表取締役」とは、取締役の一員で会社を代表する権限をもつ役のことである。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○取り締まりやウkの中から取締役会で選任される。代表取締役は法律で定められた地位で、人数の制限がなく大企業では複数いることもある。

    解説

  • 16

    商法とは?

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 企業の商行為を定めた基本の法律。

    解説

  • 17

    入院している課員のお見舞いに、課内全員で現金を贈るので、「祈御全快」と書いた袋を用意した。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○入院の御見舞いの上書きには「祈御全快」「御見舞」などと書く。

    解説

  • 18

    「マーケティング」とは、市場調査、商品の開発から宣伝・販売促進、またユーザーへ渡った商品のアフターサービスなども含む一貫した所業活動のことをいう。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○製品が生産性から消費者の手に渡るまでの一切の企業活動のことである。

    解説

  • 19

    聞き上手になるための一般的なポイントを7つ

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 1.相手が何を言おうとしているのか、考えながら聞く2.相手の目を見て、相槌を打ちながら聞く3.感情的にならず冷静に聞く4.話の腰をおらない5.先入観を持たずに聞く6.相手の表情、態度、言葉の調子にも気を配って聞く7.話を聞き終えたら、わからないことは質問して理解に努める

    解説

  • 20

    打ち合わせから戻った上司(常務)に、「しばらくの間、電話や来客は取り付かないでほしい」と言われたが、「常務に呼ばれた」と言ってやってきたS部長を常務室に通した。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○S部長は、「常務に呼ばれた」ということなので、通しても差し支えない。秘書はケースに応じて判断し、上司に取り次ぐようにする。

    解説

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