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『秘書検定』11

カード 20枚 作成者: minori (作成日: 2014/01/14)

  • 上司の小林部長が不在中に、取引先のT氏から電話があった。T氏に「小林部長はいるか」と聞かれ、「大変申し訳ございません。小林部長は席を外されていますが・・・」と応じた。

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  • 1

    上司の小林部長が不在中に、取引先のT氏から電話があった。T氏に「小林部長はいるか」と聞かれ、「大変申し訳ございません。小林部長は席を外されていますが・・・」と応じた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×社外の人に上司のことを言うときは、尊敬語は使わない。「小林は席を外しておりますが」が正しい。

    解説

  • 2

    「普段から特にひいきにしてもらって感謝している」と伝えたいときは、「平素は格別のご愛顧を賜り感謝申し上げます」と書く。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○前文に用いる慣用句のひとつ。「平素は」は「普段は」、「ご愛顧」は「ひいきにする」の意味。

    解説

  • 3

    取引先のE部長に折り返し電話をするのを忘れ、1時間して思い出した。すぐE部長へ電話をし、連絡が遅くなったことを謝り、上司は出張中であることを伝え、用件を尋ねた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○電話をしないままだと、仕事に差し支えることにもなりかねない。1時間後であっても、気づいたらすぐに折り返しの電話する。

    解説

  • 4

    秘書は、上司の指示を的確に理解し、その支持を忠実に処理していかなければならない。突発的な事態に対しても、自分の判断で行動してはならない。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○秘書は上司の業務の軽減をはかるために補佐する仕事なので、判断力は発揮しても決断をしてはならない。

    解説

  • 5

    上司のスケジュール作成の際に、時間的ゆとりをもたせたほうが良い理由を4つあげよ

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 1.出先での交通渋滞や、交通機関の遅延など予測がつかないことがあるため2.会議・面談などは当初の予定より時間が延びることがあるため3.上司の健康への配慮のため4.上司が準備や整理をしたり、考えをまとめる時間を作るため

    解説

  • 6

    新聞で上司の友人の訃報を見かけた。出張中の上司と連絡がとれたときにすぐに報告できるように、通夜や告別式などについて確かめておく。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○上司の私的事務の補佐も、秘書の大切な仕事。上司がすぐに対応できるように情報を集めて置くようにする。

    解説

  • 7

    合同会社とは?

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 出資割合が低くても、貢献度の高い者には高い配当を与えるなど、利益配分を事由に設定できる。社員(出資者)は有限責任である。会社内部の組織運営を定款で自由に決めることができる。

    解説

  • 8

    5時までに書類を作成するように上司に指示されたが、大量で間に合いそうもない。「自分だけではできそうにないので、手の空いている人に手伝ってもらってもよいか」と上司にたずねた。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○時間に間に合わせる手立てを提案し、上司の許可を得る進め方はよい。

    解説

  • 9

    「監査役」とは、重大な事項やもめごとがあるときに、適切な助言や調停をする役のことである。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×会社の会計や業務が適切に行われているかを、監督・検査する役員。株主総会で選出される。

    解説

  • 10

    上司に香典を用意してほしいと言われたが、相手の宗教がわからなかったので、「御霊前」の上書きで用意した。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○上書きは宗教ごとに異なるが、宗教がわからないときは「御霊前」が適切である。

    解説

  • 11

    公印

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 会社の印など。

    解説

  • 12

    「割印」とは、2つ以上の書類がひと続きであることを証明するときに押す印である。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○複数の書類が同一であること、あるいは関連したものであることを証明するために、複数の書類にまたがって押される印である。

    解説

  • 13

    仕事に対して積極的でない後輩C子を指導するときは、彼女の自主性に期待して、指導の最後に「返事はあとでよいから考えてほしい」と付け加えるようにしている。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○後輩の自主性への配慮を忘れないことが大切。C子に期待していることを伝える言葉があってもいい。

    解説

  • 14

    「JIS」は、日本農林規格の略語である。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×JISは、日本工業規格のこと。日本農林規格はJASである。

    解説

  • 15

    勤務時間が終わり退社しようとした時、上司に「カタログをK商事のFさんに送ってほしい」と頼まれた。「急いでお送りしたほうがよろしいでしょうか」と確認した。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○上司からの仕事を引き受けるときには、必ず期限を確認しなければならない。勤務時間が終了しているからといって、かってに明朝にするなどせず、上司に確認する。

    解説

  • 16

    秘書B子は後輩C子に「慶事で現金を包むときは、一般的に新札を用いるが、地域によっては新札でないほうがよい場合もあるので確認したほうがよい」とアドバイスした。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○7月15日までは「御中元」。15日を過ぎてしまったら、立秋(8月8日ごろ)までは「暑中御見舞」として贈る。

    解説

  • 17

    こちらから出した文書の返信が届いた場合には、ファイルしてある文書のコピーを添えて上司に渡している。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○こちらから出した文書の返信に、出した文書の控えや関係のある書類を添えて上司に渡すのは適切。

    解説

  • 18

    オーソリティ

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 権威、権威者。

    解説

  • 19

    急な出張にでかけた上司の小林部長を訪ねてきた取引先に、上司の伝言を伝えるとき、「小林は出張から戻りましてから、そちら様に伺うと申しておりましたという。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ○「申しておりました」は「言っていた」の謙譲語。社外の人に対して上司の伝言を伝えるときは、謙譲語を用いる。

    解説

  • 20

    同種類の製品のカタログがあるときは、適当なものひとつを選び、そのほかは必ず処分している。

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ×同種類の製品カタログでも、必要なら複数あってよい。保存するのが一つでないといけないことはない。

    解説

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