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管理機能

カード 74枚 作成者: hirokkichan (作成日: 2016/05/08)

  • 導入の流れ

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  • 1

    導入の流れ

    補足(例文と訳など)

    答え

    • マスタ管理→関係者一覧→物件登録→委託契約→契約中物件

    解説

  • 2

    マスタ管理

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 管理機能の初期設定を行います。 ・ユーザー権限の設定 ・マスターデータの登録 等

    解説

  • 3

    関係者一覧

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 家主、貸主、入居者などの人物を登録します。 ・関係者の登録・編集 ・口座情報の登録 ・接触履歴の登録 等

    解説

  • 4

    物件登録

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 家主からお預かりした管理物件を登録します。 ・棟や部屋の登録・編集 ・管理情報の登録 ・スポットの登録 等

    解説

  • 5

    委託契約

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 管理物件の管理形態などを登録します。 ・委託契約の登録・編集 ・賃料の設定 ・口座情報の登録 等

    解説

  • 6

    契約中物件

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 管理物件の入居者の契約情報などを登録します。 ・契約状況の登録・編集 ・新規契約進捗管理 ・口座情報の登録 等

    解説

  • 7

    マスタ設定

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 管理機能の基本的な設定ができる。 データ入力を開始する前にマスターでユーザーや内部計算の設定などを行っておく。 入力補助機能として、データ入力時の選択肢を設定し、入力の手間を軽減することが可能

    解説

  • 8

    関係者一覧

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 家主、貸主、入居者など、一人の人物にさまざまな属性を持たせて登録することが可能。 ここで登録した人物は、管理機能の他の入力項目にも紐づけて簡易入力できるようになる。

    解説

  • 9

    棟一覧

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 物件(棟)の新規登録および登録した物件の編集をすることができる。 棟には部屋を追加登録でき、棟で入力した情報(設備・条件、画像、スポットなど)を部屋に引き継ぐことが可能。

    解説

  • 10

    委託契約

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 物件の管理情報の登録・編集をすることができる。 管理会社と家主を紐づけて、物件の管理形態などを登録する。 これらの項目はオーナー収支報告書の金額計算に関わってくる。

    解説

  • 11

    契約中物件

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 契約者・入居者を物件と結びつけることができる。 新規契約・契約更新・解約まで行うことが可能。 ここが完了すれば、一連のデータ登録は完了。

    解説

  • 12

    ユーザー

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 登録されているユーザーの一覧です。(ユーザーの追加・編集はユーザー情報で行います) 各ユーザーに対して、権限グループを振り分けることができます。

    解説

  • 13

    権限グループ(管理者のみ)

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 登録されている権限グループの一覧です。 各権限グループに対して、権限を設定することができます。 もともと「管理者」「営業」「経理」「ゲスト」の権限グループが与えられています。

    解説

  • 14

    自動計算設定

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 管理機能で使用する各数値の既定値を設定することができます。 ・税計算・日割り計算・賃貸借契約・管理委託契約

    解説

  • 15

    自社口座

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 自社で所有している口座の登録しておくと各所で入力の手間が省ける

    解説

  • 16

    変動費

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 関係者台帳で登録した水道、電力、ガス、灯油会社はこちらに反映。 ライフラインの価格もこちらに登録。

    解説

  • 17

    帳票

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 家主に提出する月次報告書に口座番号をどのように表示するか設定

    解説

  • 18

    関係者台帳新規登録

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 登録する人物に当てはまる属性を選択します。(複数選択可) 後ほど、属性を追加することも可能です。 ※選んだ属性によって、この後の入力項目が多少変わります。

    解説

  • 19

    関係者台帳基本情報

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「名称」「カナ」は必須項目ですので、必ず入力してください。 また、「管理コード」の登録は任意です。 関係者の検索や並び順の制御に使います。

    解説

  • 20

    関係者台帳口座情報

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 基本情報を保存すると登録できる。 「登録」をクリックします。 「金融機関を選択」「支店を選択」を使用して、簡単に登録可能です。

    解説

  • 21

    関係者台帳接触履歴

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 基本情報を保存→ 「履歴追加」をクリックします。 メールや電話など、関係者とやりとりした事柄を登録します。

    解説

  • 22

    関係者台帳画像

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「ファイルを選択」をクリックします。 この関係者または関係者に関連する写真や画像を3枚まで登録できます。

    解説

  • 23

    関係者台帳ファイル

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「新規追加」をクリックします。 この関係者または関係者に関連するさまざまな資料をデータで保存することが可能です

    解説

  • 24

    棟一覧新規登録

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 棟を登録」をクリックし、既に登録されている関係者に紐づけて棟を登録します。

    解説

  • 25

    棟一覧基本情報

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「住所」は必須項目ですので、必ず入力してください。 また、「管理コード」は登録は任意です。 物件の検索や並び順の制御に使います。

    解説

  • 26

    棟一覧部屋情報

    補足(例文と訳など)

    答え

    • この棟に紐づいている部屋情報が表示されます。 「新規登録」をクリックで、新たに部屋情報を追加することも可能です。 ※物件台帳(棟)を一度「保存」しないと部屋情報は登録できません。

    解説

  • 27

    棟一覧家主

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 物件の所有者が複数いる場合は、「新規追加」をクリックで登録済みの家主を追加することが可能です。 また「管理委託契約を結ぶ」をクリックで、棟全体の管理委託契約を結ぶことができます。 詳しくは委託契約台帳を参照。 ※物件台帳(棟)を一度「保存」しないと管理委託契約を結ぶことはできません。

    解説

  • 28

    棟一覧 詳細情報、設備・条件、法令情報、メモ

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 連絡先情報 各公共料金の連絡先を登録します。 他にも業者への連絡先がある場合は、3つまで追加することが可能です。 既に関係者台帳に登録のある業者は、選択肢から選ぶことができます。 また「登録」をクリックすれば、新たに関係者台帳に業者を追加できます

    解説

  • 29

    棟一覧画像

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「ファイルを選択」をクリックして写真を選択し、表示されるのを確認します。 棟に登録する画像は、棟に紐づく部屋に反映「させる・させない」が選べます。 外観は共通なので反映させて、部屋ごとの画像は反映させない等ができます

    解説

  • 30

    物件台帳 部屋一覧新規登録

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「部屋を登録」をクリックし、既に登録されている棟に紐づけて部屋を登録します。

    解説

  • 31

    部屋一覧基本情報

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「部屋番号」「担当」は必須項目ですので、必ず入力してください。 また、「管理コード」は登録は任意です。 物件の検索や並び順の制御に使います。 賃貸条件で一部、物件台帳(棟)の設備・条件の内容が反映されます。

    解説

  • 32

    部屋一覧 ポータル

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 各ポータルサイトのアイコンをチェックすれば、物件情報が掲載されるようになります。 ※各ポータルサイトへの掲載は、オプションになります。

    解説

  • 33

    委託契約 新規登録

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「棟で契約」をクリックし、棟の契約情報を登録します。 部屋の契約の場合 左側で棟を選択すると、右側に棟に紐づいている部屋が表示されます。 「部屋で契約」をクリックし、部屋の契約情報を登録します。 「契約期間」は必須項目ですので、必ず入力してください。 また、「管理コード」「担当者」は登録は任意です。 物件の検索や並び順の制御に使います。

    解説

  • 34

    委託契約基本情報

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ■契約方式 ・自社所有:  家主への送金が不要な形態です。 ・サブリース型:  固定賃料を送金する一括借上の形態です。 ・マスタリース方式(パススルー型):  入居中の賃料を保証し、賃貸借契約賃料を送金する形態です。 ・マスタリース方式(賃料保証型) :  入居状況に関わらず、賃料(入居中の場合は契約賃料)を送金する形態で す。 ・集金管理方式(パススルー型):  入居者の支払いに応じて、賃料を送金する形態です(保証なし)。 ・集金管理方式(滞納保証型):  入居者の支払有無に関わらず、○ヵ月までの賃料を保証し送金する形態で す。 ・準管理方式:  集金管理はありません。 ■業務範囲 ・リーシング:  賃貸の不動産物件に対してテナント付けを行い、仲介業務を行います。 ・契約業務(新規):  新規入居者の契約業務を行います。 ・契約業務(更新):  入居者の契約更新業務を行います。 ・契約業務(解約):  入居者の解約業務を行います。 ・エンドテナント対応業務:  入居者からのクレーム対応などを行います。 ・家賃回収業務:  入居者から家賃を回収し、家主への送金を行います。  ※入出金管理を行うためにはチェックが必須です。

    解説

  • 35

    委託契約 賃料・報酬

    補足(例文と訳など)

    答え

    • この物件の送金(締め日)や、管理料の請求に関する詳細を登録します。 契約方式によって、【賃料・報酬】の設定項目が変化します。 ※「自社所有」の場合は、家主への送金が不要なので、設定も不要です。

    解説

  • 36

    委託契約確定

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 画面右上の「保存」ボタンをクリックして登録完了です。 この段階では、まだ委託契約は完了しておりません。 保存すると、画面右上に「契約確定」のボタンが表示されます。 「契約確定」をクリックします。

    解説

  • 37

    委託契約口座情報

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 送金先の家主口座を指定します。 入居者が直接賃料を振り込む場合の口座としても用います。 収入割合は、合計値が100%になるように入力してください。

    解説

  • 38

    契約中物件 契約者を登録

    補足(例文と訳など)

    答え

    • サイドメニューの「予約状況」をクリックします。 契約者の情報を追加します。 契約台帳の編集ページに飛びます。 「契約期間」は必須項目ですので、必ず入力してください。 また、「管理コード」「担当者」は登録は任意です。 物件の検索や並び順の制御に使います。

    解説

  • 39

    賃貸借契約 進捗

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 契約の進捗状況を確認することが可能です。 各項目の対応が完了したらチェックを付けてステータスを進めていきます。 今後のスケジュールと共有用にメモも残せます。 新規契約進捗でも一覧で確認することができます。

    解説

  • 40

    関係者(個人)

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ここでは、「入居者」・「連帯保証人1」・「連帯保証人2」が入力できます。

    解説

  • 41

    関係者(業者)

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ここでは、「客付業者」・「保証会社」・「ライフライン(水道局・電気会社・ガス会社・灯油会社)」が入力できます。 既に関係者台帳に登録のある業者は、「選択」から選ぶことができます。

    解説

  • 42

    対応履歴

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 修繕・クレーム・点検履歴は、物件単位と部屋単位で登録ができる。 いつ、誰からのクレームか、現状のステータスなどで簡単に検索することができる。

    解説

  • 43

    対応履歴基本情報

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 状況は、作業が完了したら「対応済」を選択し、対応完了日を実際の完了日に変更します。 対応履歴一覧ページで、それぞれの状況ごとに検索することができます。 種類を修繕にすると修繕費の記入が可能になる。

    解説

  • 44

    内見管理

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 管理会社、もしくは仲介会社からの物件内見予約を管理することができる。

    解説

  • 45

    自社で内見予約を登録

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 管理機能メインメニューの「内見管理」をクリックします。→「新規登録」→左側で棟を選択すると、右側に棟に紐づいている部屋が表示されます。→「予約」をクリックします→開始、終了時刻を入力し「登録」をクリックします。

    解説

  • 46

    会社間流通から内見予約を受ける

    補足(例文と訳など)

    答え

    • ※会社間流通上で「内見予約」ボタンを表示させるためには、 「部屋(物件)一覧>編集>取引情報」の「内見予約」を「可」に設定する必要があります。

    解説

  • 47

    内見予約を承認する

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 内見予約を登録すると「申込み中」というステータスになります。 この予約を「承認」又は「拒否」することが可能です。 内見管理一覧ページから「詳細」をクリックします 内見管理の詳細ページに移動します。 予約情報を確認し「承認」又は「拒否」をクリックします。

    解説

  • 48

    内見予約

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 物件名をクリックし部屋詳細ページに移動すれば、内見予約のスケジュールを確認することができます→サイドメニューの「内見予約」をクリックします。 こちらで内見予約のスケジュールの確認と、追加登録も行うことができます。

    解説

  • 49

    鍵一覧

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 物件の鍵の管理状況を確認することができる。 管理している鍵の種類、個数、現在の場所や用途などの管理が可能。

    解説

  • 50

    鍵一覧

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「鍵一覧」→「新規登録」→鍵本数と管理コードを入力します。→保存

    解説

  • 51

    貸出状況

    補足(例文と訳など)

    答え

    • サイドメニューの「貸出状況」をクリックします。「新規登録」をクリックします。 貸出先や日付、本数など記入し保存

    解説

  • 52

    鍵を回収する

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 貸出状況から回収をクリック→保存

    解説

  • 53

    新規契約進捗

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 新規で契約するお客様の、契約手続きの進捗を確認することができる。 手続きが完了し特に管理が必要なければ、一覧から非表示にすることも可能

    解説

  • 54

    新規契約進捗 新規登録

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「契約期間」は必須項目ですので、必ず入力してください。 また、「管理コード」「担当者」は登録は任意です。 物件の検索や並び順の制御に使います。

    解説

  • 55

    進捗を進める

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 管理機能メインメニューの「新規契約進捗」をクリックします。→サイドメニューの「進捗」をクリックします。 各項目の進捗を確認し、作業が完了したなら日付を入力して管理します。 全ての作業が完了した、またはもう進捗管理する必要がなくなったら、「新規契約進捗の一覧にこの契約を表示しない」にチェックを付ければ、新規契約進捗ページから非表示になります。

    解説

  • 56

    更新進捗

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 契約期間の満期が近くなると、契約更新の案内が必要になる。 こちらでは契約更新手続きの進捗を確認することができる。

    解説

  • 57

    更新進捗に表示される条件

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 契約詳細ページ上部の「契約期間」を確認します。契約詳細ページのサイドメニューの「契約情報」をクリックします。 「次回更新案内」を確認します。2ヶ月前には更新案内に表示されます。

    解説

  • 58

    更新進捗を進める

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「現契約詳細」をクリック→サイドメニューの「進捗」をクリックし、「更新進捗」タブを開きます。 各項目の進捗を確認し、作業が完了したなら日付を入力して管理しま

    解説

  • 59

    定期契約終了通知

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 定期契約終了時の解約手続きの進捗を確認することができる。 再契約型と非再契約型を選択することが可能。

    解説

  • 60

    定期契約終了通知に表示される条件

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 定期契約終了通知で表示される物件は、定期賃貸借契約を締結している物件が対象になります。 契約詳細ページ上部の「契約期間」を確認します。 契約詳細ページのサイドメニューの「契約情報」をクリックします。 「賃貸借区分」「定期契約終了通知」を確認します。8ヶ月前には定期契約終了通知に表示されます。

    解説

  • 61

    定期契約終了通知進捗を進める

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 該当の契約者の「詳細」をクリックします。 サイドメニューの「進捗」をクリックし、「定期契約終了通知進捗」タブを開きます。 各項目の進捗を確認し、作業が完了したなら日付を入力して管理します。

    解説

  • 62

    予約管理

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 現在登録されている全ての物件の予約状況を一覧で確認することができる。 ここから予約を追加・編集・削除することや、契約を申し込むことも可能。

    解説

  • 63

    予約を追加する

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「予約管理」をクリック→全ての物件の予約状況の一覧が表示されます。 「追加」をクリックします。 棟で予約する場合 「棟で予約」をクリックし、部屋番号を指定せずに予約します。 部屋で予約する場合 左側で棟を選択すると、右側に棟に紐づいている部屋が表示されます。 「予約」をクリックし、部屋番号を指定した予約をします。 各項目を入力します。 ※「顧客から取込」をクリックすると「顧客>顧客一覧」に登録されている顧客情報を引用することができます。

    解説

  • 64

    契約を申し込む

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 契約したい予約情報を選択して「契約申込」をクリックします。「はい」をクリックします。

    解説

  • 65

    駐車場一覧

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 駐車場物件を管理できます。 駐車場内の区画も分けて管理できます。

    解説

  • 66

    駐車場を登録する

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 管理トップ>物件>駐車場一覧の下にある「新規追加」もしくは、 駐車場一覧の中にある「新規追加」をクリックします。 物件種別、物件名、住所が必須

    解説

  • 67

    駐車場内の区画を登録する

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 「駐車場一覧」をクリックすると、 下記のように登録済みの駐車場情報が一覧で表示されますので、 区画を登録したい駐車場の「詳細」をクリックします。

    解説

  • 68

    駐車場の配置図を登録する

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 背景が青色の部分をクリックし、配置図の画像ファイルを参照するか、 ドラッグアンドドロップで配置図が1枚登録できます。

    解説

  • 69

    駐車場の契約を締結する

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 駐車場や駐車場内の区画登録が終わると、区画単位で契約登録が可能となります。契約を締結したい区画が入っている駐車場の「詳細」をクリックします。→詳細画面が開きましたら左サイドメニューにある「区画」をクリックし、契約を締結したい区画が表示されたら選択して「契約作成」をクリックします。→契約内容の詳細を登録する画面が表示されますので、 赤印が付いた必須項目やそのほかの項目を入力しましたら「保存」をクリックします。

    解説

  • 70

    未入金一覧

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 当月末以前の未入金者および当月分の入金予定者が一覧ページに表示される。 入金の確認がとれれば一覧ページから非表示にすることが可能。

    解説

  • 71

    契約金を登録する

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 入金管理を行うには、まずは契約金を登録する必要があります。 入金管理したい「契約中」のお客様の「詳細」をクリックします。 契約金(未登録)」をクリックします。 未入金一覧 契約金を登録する 入金を確認する [+] 入金額に不足や超過があった場合 [+] 印刷する 一括印刷 印刷が上手く できない 未入金一覧 2016年03月08日更新 ここがポイント! 当月末以前の未入金者および当月分の入金予定者が一覧ページに表示される。 入金の確認がとれれば一覧ページから非表示にすることが可能。 ※アップデートにより、現状の機能と多少の誤差がある場合がございます。 契約金を登録する 入金管理を行うには、まずは契約金を登録する必要があります。 管理機能メインメニューの「契約中物件」をクリックします。 入金管理したい「契約中」のお客様の「詳細」をクリックします。 「契約金(未登録)」をクリックします。 契約金登録のページが表示されるので、必須項目「支払い期限日、月次費用請求開始月」を入力します。 ページ下の「契約金を確定し、入金予定データを作成する」にチェックを入れます。 最後に「確定」をクリックして契約金の登録完了です。

    解説

  • 72

    入金を確認する

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 入金管理一覧ぺージです。 契約者からの入金の確認がとれたら「完了日」「報告日」「入金」を入力します。 「送信」をクリックすると、「入金済」へ情報が移行します。 また、入出金履歴へも入金情報が登録されます。

    解説

  • 73

    入金額に不足や超過があった場合

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 入金額が不足している場合や、 請求内容よりも多くお支払いいただいた場合は、調整処理を行います。 入金額に不足があった場合

    解説

  • 74

    入金額に不足があった場合

    補足(例文と訳など)

    答え

    • 入金額に不足があった場合 「入金」を入力後に「金額調整」をクリックします。

    解説

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